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Profil für den persönlichen Erfolg
Officemanagement: Neue Chancen in vielen Unternehmen

Seit einigen Jahren umgibt den Titel "Officemanger/in" eine gewisse Aura.
Das bestätigt ein Blick in die Programme vieler Aus- und
Weiterbildungsinstitute, Fachschulen und Akademien. Was wirklich verlangt wird beschreibt Personalberater Helmut Winter.



Officemanagerin ist kein geschütztes Berufsbild, sondern umschreibt einen
Jobtitel, ein Bündel an Zusatzqualifikationen, Kompetenzen, Erfahrungen und
Persönlichkeitsmerkmalen. Ein Uni-Diplom gibt es nicht, aber eine Fülle von
guten Weiterbildungs- und Qualifikationsmöglichkeiten, durchaus mit
international anerkannten Zertifizierungen.

Ungeschützte Begriffe bieten leider immer wieder ein beliebtes Spielfeld.
Qualifizierung zur Officemanagerin bedeutet nicht, als zertifizierte
Zehnfingerfee aus dem PC-Kurs eines Bildungsträgers hervorzugehen. Ließ
schon die Bezeichnung Sekretärin, Assistentin oder Sachbearbeiterin in der
Vergangenheit eine klare Abgrenzung vermissen, so zeichnet sich aktuell auch
für die Bezeichnung Officemanagerin eine begriffliche Inflation ab. So
finden sich in den Stellenangeboten die unterschiedlichsten Vorstellungen
hinsichtlich der Aufgabenstruktur und Qualifikationsanforderungen wieder.
Auf Bewerberseite finden sich Kandidaten, die nicht über grundlegende
Qualifikationen verfügen, sich aber mit dem Arbeitstitel Officemanagerin in
ihrer Bewerbung präsentieren.

"Office Manager/in" ist die individuelle Weiterentwicklung auf die sich aus
den geänderten Marktbedingungen und Aktivitäten ergebenden Herausforderungen
im globalen Wettbewerb.

1.Persönlichkeitsmerkmale

- Hat soziale und zwischenmenschliche Kompetenz.
- Besitzt organisatorisches Geschick.
- Denkt ganzheitlich (erkennt Zusammenhänge und hinterfragt alles).
- Kann Konzepte entwickeln und umzusetzen
- Kann das Beste aus anderen holen, motivieren, delegieren und
Weiterentwicklungschancen einräumen.
- Hat Freude am Umgang mit Menschen , auch bei heiklen Themen.

2.Wissen und Kompetenzen

- Besitzt qualifizierte EDV-Ausbildung.
- Hat sehr gute Fremdsprachenkenntnisse.
- Verfügt über grundlegendes Wissen betriebswirtschaftlicher und
volkswirtschaftlicher Zusammenhänger und Strukturen.
- Besitzt interkulturelle Kompetenz.
- Beherrscht das Informationsmanagement und den Umgang mit neuen Medien.

3.Ausbildung und Erfahrung

- Hat kaufmännische oder technische Ausbildung.
- Vorteilhaft: Abgeschlossenes Studium, häufig wird BWL-Studium gefordert
- Muss flexibel und mobil sein.
- Wichtig: Mehrjährige Berufserfahrungen, möglichst Auslandserfahrungen.
- Besitzt persönliche Reife.
-Verfügt über gründliche berufliche Erfahrungen und Fachkenntnisse in den
Bereichen Projektmanagement, Travelmangement, Facilitymanagement

Was eine Officemanagerin leisten soll, Auszug einer Aufgabenbeschreibung:

Durch wirksame Teamleitung und die Formulierung und Umsetzung klarer
Zielsetzungen unterstützt die Officemanagerin den Managing Partner, ein Team
oder einen Geschäftsbereich bei der Erzielung folgender Ergebnisse:

- Erhöhung der Kompetenz der Mitarbeiter,
- Reibungsloser Ablauf des Betriebs,
- Steigerung der Effizienz und Effektivität,
- Optimierung der Arbeitsabläufe,
- Angenehmes und produktives Betriebsklima.

Aufgaben

Human Resource Management:

- Rekrutierungsstrategien entwerfen und umsetzen,
- Anforderungsprofile und Stellenbeschreibungen auf dem neuesten Stand
halten,
- Einführungsprogramme koordinieren,
- Sonstige Weiterbildungsmaßnahmen koordinieren bzw. durchführen,
- Ressourcenplanung.

Office Administration:

- Internes Formularwesen,
- Projekte koordinieren und wirkungsvoll zum Abschluss führen,
- Strategien zur Kostensenkung sowie zum besseren Preis-Leistungsverhältnis
erarbeiten,
- Organisieren Meetings auf Managementebene,
- Aktualisieren des Intranets,
- Event-Management (Organisation interner/externer Feiern, Messen,
Veranstaltungen, etc.).

Informationsmanagement:

- Strategien erarbeiten, um eine offene Kommunikation herbeizuführen z. B.
Teammeetings,
- Wesentliche Informationen strukturieren, erfassen und analysieren,
Schnittstellen definieren.

First Level Beschwerdemanagement:

Beschwerden als Anlass dafür nehmen, Verbesserungen einzuführen.

Travel-Management (sämtliche Reisen interner / externer Besucher):

- Vorgaben für Dienstreiseanträge und Reisebuchungen,
- Rahmenverträge Hotels und Autovermietungen bundesweit.

Facilitymanagement:

- Planung und Koordinierung von internen Umzügen, Office-Umgebung
organisieren, internen Postverteilung.
- Rahmenverträge Gebäudereinigung, Büromateriallieferant, Kurierdienste.
- Sicherheitsfirma, Hausverwaltung koordinieren, Wartungsverträge, TÜV.
- Möbelplanung und -bestellung, Verhandlung mit Lieferanten.
- Planung und Koordinierung von internen Umzügen.
-Serviceorganisation der Telefon- und Netzanschlüsse.


Perspektive: Mit Sachverstand und Diplomatie managen
Officemanagement - dieser Begriff kennzeichnet neue Berufschancen in vielen
Unternehmen. So werden qualifizierte Mitarbeiter, die nicht nur verwalten,
sondern mit Einfühlungsvermögen, Sachverstand und Diplomatie zu managen
wissen, derzeit nachhaltig gesucht. Vor allem für Frauen öffnet sich damit
eine Aufstiegschance abseits vorgegebener Karrieremuster. Frauen sind gut
beraten, gezielt auf diesen Bereich zu setzen.

Als Officemanagerin haben sie Aufstiegschancen, die ihnen im Rahmen der
klassischen Hierarchie häufig verwehrt bleiben. Frauen suchen
erfahrungsgemäß lieber das Gespräch als den Schriftverkehr, sie wissen
zumeist intuitiv, wann Führung sich nicht mit Flipchart und Tagesordnung
bewerkstelligen lässt. Meist sind es die Frauen selbst, die ihre sozialen
und kommunikativen Kompetenzen gerade in solchen Positionen besonders gut
herausstellen und betonen. In Teams und Organisationen führen Frauen oft
anders, sie setzen zur Erreichung von Zielen besonders stark auf die
Zusammenarbeit mit den einzelnen Arbeitsteams . Sie legen hohen Wert auf die
"Umwandlung von Konfliktenergie" in Lösungspotenzial.


Wer wirtschaftliche und gesellschaftliche Umbrüche daher nicht als Übel,
sondern als persönliche Entwicklungschance sieht, hat Gelegenheit, sich
Zusatzqualifikationen anzueignen, die schon bald von großem Wert sein
können.