Der Jobblogger

Checkliste für Ihre Urlaubsvertretung

Diese Checkliste soll Ihnen lediglich als Leitfaden dienen. Ändern oder ergänzen Sie sie entsprechend Ihren Anforderungen.
1. Chef/Vorgesetzter
o Trinkt er morgens Kaffee, Tee o. ä.?
o Welche Informationen will er morgens auf dem Schreibtisch Haben?
o Was kann er überhaupt nicht leiden?
o Wie sind Besprechungen geregelt (gibt es dafür Termine oder kann jeder kommen wie er mag)?
o Welche Anrufe dürfen durchgestellt, welche (müssen) abgewimmelt werden?
o Welche Informationen will er morgens auf dem Schreibtisch haben?
o Wie wird die Korrespondenz erledigt (Ablauf und Kompetenzen)?
o Gibt es besondere "Rituale" o. ä.?

2. Wichtige Personen/Kollegen
o Mit welchen Personen hat Ihr Chef regelmäßig zu tun (notieren Sie deren Namen und Zuständigkeiten)?
o Wer von diesem Personenkreis wird ggf. bevorzugt behandelt?
o Gibt es wichtige zu erwartende Anrufe während Ihrer Abwesenheit?
o Wer kann Ihrer Vertretung bei welchen Problemen weiterhelfen?

3. Ablagesystem/Wiedervorlage
o Zeigen Sie Ihrer Vertretung die wichtigsten Merkmale Ihrer Ablage, damit sie benötigte Unterlagen finden kann.
o Die Ablage, die während Ihrer Abwesenheit "erarbeitet" wird, sollten Sie nach Ihrer
Rückkehr selbst abarbeiten.
o Zeigen Sie ihr, wie Sie Ihre Wiedervorlage organisiert haben.

4. Posteingang
o Wie wird die Post sortiert?
o Welche Post darf nicht geöffnet werden?
o Wie gelangt die Post intern zum Empfänger (wie wird verteilt)?
o Welche Post kann/soll durch Ihre Vertretung bearbeitet werden?

5. Allgemeines Tagesgeschäft
o Geben Sie Ihrer Vertretung einen Überblick über das Tagesgeschäft und weisen Sie sie auf feste Gewohnheiten hin.
o Geben Sie ihr einen Übersicht über laufende Projekte.
o Gibt es Projekte, Termine etc., bei denen sie während Ihrer Abwesenheit "nachhaken" muss?

6. Termine
o Was muss Ihre Vertretung über die anstehenden Termine wissen?
o Wie werden Termine vergeben? Muss der Chef vorher gefragt werden?
o Gibt es "feste" Termine?

7. EDV
o Zugriffsrecht in der EDV
o Passwort
o Organisation des PCs (Wo findet sie was? Wie sind die Dateiordner organisiert?)

8. Organisation allgemein
o Insbesondere wenn Ihre Vertretung nicht aus Ihrem Hause ist, erklären Sie ihr möglichst genau die Organisation innerhalb Ihrer Abteilung.
Im Laufe der Zeit haben Sie mit Ihrem Chef sicher Ihren Stil der Zusammenarbeit gefunden und er weiß Ihre
Fähigkeiten zu schätzen. Zeigen Sie, dass Sie die Stärke besitzen, Ihr Wissen zu teilen.